СВОД ПРОЦЕДУР
1. ВВЕДЕНИЕ
Настоящий Свод процедур составлен в соответствии с установленными требованиями аккредитационных органов, которыми Компания (далее «Орган по сертификации») аккредитована в настоящее время. Настоящий Свод процедур применим также к сертификации, выходящей за рамки аккредитационных схем.
2. ОБЛАСТЬ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Орган по сертификации предоставляет услуги отдельным лицам, фирмам или компаниям (именуемым в дальнейшем "Клиент"). Орган по сертификации предоставляет свои услуги непосредственно или исключительно по своему усмотрению, через (а) своих сотрудников, (b) любую аффилированную компанию SGS или (с) любое физическое лицо или организацию, на которые Орган по сертификации может возложить соответствующие полномочия. Если часть работы передается субподрядчикам, Орган по сертификации продолжает нести полную ответственность за выдачу, поддержку, продление срока действия, сокращение объема сертифицированных услуг, приостановку или аннулирование сертификации и за гарантию наличия соответствующим образом документированных соглашений.
Орган по сертификации в разумные сроки уведомляет своих клиентов о любых изменениях в требованиях к сертификации.
3. КОНФИДЕНЦИАЛЬНОСТЬ
Орган по сертификации соблюдает конфиденциальность на всех уровнях своей организации в отношении информации, получаемой им в ходе ведения дел. Информация не разглашается третьим сторонам, за исключением действий по запросу суда или по требованию аккредитационного органа в рамках процесса аккредитации. Наименование клиента, месторасположение, область сертификации и контактные телефоны могут быть включены в соответствующие справочники. SGS ведет свой собственный справочник сертифицированных клиентов, доступный широкой публике на вебсайте SGS. На вебсайте будет воспроизводиться статус любых временно недействующих, отмененных или отозванных сертификатов.
4. ОРГАНИЗАЦИОННАЯ СТРУКТУРА
Экземпляр организационной схемы Органа по сертификации, показывающей распределение обязанностей и структуру подчинения и отчетности в организации, и документация, определяющая юридический статус Органа по сертификации, представляется по требованию.
5. ПОДАЧА ЗАЯВКИ НА СЕРТИФИКАЦИЮ
По получении заполненной анкеты-вопросника (предоставляемой Органом по сертификации по запросу) Клиенту направляется Предложение с описанием объема и стоимости услуг вместе с Заявкой на сертификацию. По возвращении Заявки и после того, как будет произведена причитающаяся оплата и предоставлены контролируемые копии необходимых документов, а также образцы, задание передается аудитору, который будет отвечать за то, чтобы услуги были предоставлены в соответствии с процедурами Органа по сертификации.
6. ОБЯЗАТЕЛЬСТВА КЛИЕНТА
Для получения и сохранения сертификата Клиент должен соблюдать следующие правила и выполнять следующие процедуры:
(a) Клиент предоставляет Органу по сертификации все документы, образцы изделий, чертежи, спецификации и другую информацию, запрашиваемую Органом по сертификации для проведения программы оценки, и назначает лицо, уполномоченное поддерживать контакт с Органом по сертификации;
(b) если Орган по сертификации считает, что не все сертификационные требования выполнены, он информирует Клиента о неудовлетворяющих требованиям аспектах заявки;
(c) если Клиент может доказать, что за период времени, установленный Органом по сертификации, Клиентом были приняты корректирующие меры для устранения нарушений требований, Орган по сертификации организует за дополнительную оплату со стороны Клиента повторное проведение необходимых этапов оценки;
(d) если Клиент не принимает приемлемых корректирующих мер в течение установленного срока, Сертификационный орган может за дополнительную оплату со стороны Клиента провести повторную оценку в полном объеме;
(е) установление соответствия относится только к площадкам или изделиям, оценка которых была произведена и указанным в Сертификате или других документах, которые могут прилагаться к Сертификату;
(f) Клиент по требованию обеспечивает присутствие во время проведения оценки наблюдателей, например, аудиторов со стороны Аккредитационного органа или аудиторов-стажеров.
7. ВЫДАЧА СЕРТИФИКАТА
Если Орган по сертификации считает, что Клиент выполняет все сертификационные требования, он информирует Клиента об этом и выпускает Сертификат. Сертификат остается собственностью Органа по сертификации, и его копия может быть снята или он может быть воспроизведен для третьей стороны только со штампом «копия».
Сертификат будет оставаться юридически действительным вплоть до истечения срока его действия, если инспекционная проверка не выявит, что система менеджмента и/или продукция Клиента больше не удовлетворяет требованиям стандартов или нормативных актов.
Компания сохраняет за собой право принимать решение в каждом конкретном случае по своему усмотрению и с учетом различных местных требований, о том, что выпуск Сертификата будет обусловлен выплатой в полном объеме вознаграждений и расходов Компании в связи с указанным Сертификатом или любыми услугами, предварительно оказанными Клиенту.
8. СЕРТИФИКАЦИОННЫЕ ЗНАКИ
При выдаче Сертификата Орган по сертификации может также предоставить Клиенту право использовать определенный сертификационный знак. Право Клиента на использование такого знака обуславливается наличием у него действующего Сертификата на сертифицированную систему менеджмента или продукцию, а также соблюдением Правил, регулирующих применение знака, выдаваемого Органом по сертификации. Клиент, которому предоставлено право использовать сертификационный знак аккредитационного органа, должен также соблюдать правила, регулирующие использование знака подобного органа. Неправомерное использование указанного знака является несоблюдением сертификационных требований и может привести к приостановлению действия сертификации.
9. ИНСПЕКЦИОННЫЙ КОНТРОЛЬ
Периодически проводятся инспекционные проверки, охватывающие различные аспекты системы менеджмента, документации, процесса производства и сбыта, а также продукции, в зависимости от вида предоставляемых сертификационных услуг, по усмотрению назначенного аудитора. Клиент обеспечивает доступ ко всем рабочим площадкам или продукции для инспекционных проверок, когда это считается необходимым, и Орган по сертификации оставляет за собой право при необходимости наносить визиты без предупреждения.
Клиент ведет реестр, в который вносятся все жалобы покупателей и любые происшествия, связанные с безопасностью в области, охваченной Сертификатом, на основе информации контролирующих органов власти или пользователей, и предоставляет его Органу по сертификации по его требованию.
Результаты каждой инспекционной проверки доводятся до сведения Клиента.
10. ВОЗОБНОВЛЕНИЕ ДЕЙСТВИЯ СЕРТИФИКАТА
Для продления действия Сертификата в конце его срока действия Клиенту необходимо подать заявку в соответствии с процедурой, изложенной в Пункте 5. Клиента обычно информируют о требованиях в области ресертификации в ходе последней инспекционной проверки в рамках каждого сертификационного цикла, но исключительную ответственность за своевременную подачу заявки на возобновление несет Клиент.
11. РАСШИРЕНИЕ ОБЛАСТИ СЕРТИФИКАЦИИ
Для расширения области применения (действия) Сертификата с целью охвата дополнительных рабочих площадок или видов продукции Клиенту необходимо заполнить новую анкету-вопросник. Применяется процедура подачи заявки, изложенная в Пункте 5, и проводится оценка тех областей/изделий, которые не были охвачены ранее. Стоимость расширения области применения (действия) Сертификата базируется на характере и программе работ.
В случае успешной проверки Клиенту будет выдана новая версия Сертификата, охватывающая аспекты, входящие в расширенную область действия.
12. МОДИФИКАЦИЯ СИСТЕМЫ ИЛИ ПРОДУКЦИИ
Клиент сообщает Органу по сертификации в письменном виде о любых планируемых изменениях системы менеджмента, продукции или производственного процесса, которые могут повлиять на соответствие требованиям стандартов и нормативных актов. Орган по сертификации определяет, требуют ли объявленные изменения дополнительной оценки. Неуведомление Органа по сертификации о любых планируемых изменениях может привести к приостановлению действия Сертификата.
13. ОГЛАСКА СО СТОРОНЫ КЛИЕНТА
При соблюдении действующих Правил, регулирующих использование соответствующего сертификационного знака (знаков), Клиент может сделать достоянием общественности факт сертификации своей системы менеджмента или продукции и может использовать соответствующий сертификационный знак в своей печатной офисной продукции и в рекламных материалах, имеющих отношение к области применения (действия) сертификации.
В любом случае, Клиент обеспечивает отсутствие в своих сообщениях или рекламных материалах какого-либо смешения сертифицированных и несертифицированных систем, изделий или площадок или иной информации, которая может ввести в заблуждение третьи стороны относительно сертификации тех или иных систем, изделий или площадок Клиента.
14. НЕПРАВОМЕРНОЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЕ СЕРТИФИКАТА И СЕРТИФИКАЦИОННОГО ЗНАКА
Орган по сертификации принимает соответствующие меры за счет Клиента в связи с неправомерными или вводящими в заблуждение ссылками на сертификацию или использованием Сертификатов и сертификационных знаков. К подобным мерам относятся приостановление действия или отзыв Сертификата, судебный иск и/или публикация информации о нарушении.
15. ПРИОСТАНОВЛЕНИЕ ДЕЙСТВИЯ СЕРТИФИКАТА
Действие Сертификата может быть приостановлено Органом по сертификации на ограниченный период времени в следующих случаях:
(a) если не выполнена надлежащим образом в установленный срок Заявка на проведение корректирующих мероприятий;
(b) если ситуация с неправомерным использованием, описанным в Пункте 14, не исправлена путем соответствующих опровержений или с помощью других надлежащих мер со стороны Клиента;
(c) если имелись нарушения Предложения, Заявки на Регистрацию, Общих условий оказания услуг по сертификации, настоящего Свода процедур или Положений, регулирующих использование Сертификационного знака;
(d) если продукция предлагается на рынок в небезопасном или несоответствующем состоянии.
(е) если аудиторские проверки не проводились в заданные сроки.
Клиент не должен заявлять о том, что он сертифицирован, и использовать сертификационные знаки на изделиях, имеющих отношение к Сертификату, действие которого приостановлено.
Орган по сертификации выдает Клиенту письменное подтверждение приостановления действия Сертификата. Одновременно Орган по сертификации указывает на каких условиях приостановление будет отменено. В конце периода приостановления проводится расследование для определения факта выполнения или невыполнения указанных условий восстановления действия Сертификата. При выполнении этих условий приостановление отменяется, и Клиент извещается о восстановлении действия Сертификата. Если условия не выполнены, Сертификат отзывается.
Все расходы Органа по сертификации на приостановление и восстановление действия Сертификата оплачиваются Клиентом.
16. ОТЗЫВ СЕРТИФИКАТА
Сертификат может быть отозван, если (i) Клиент не принимает должных мер в случае приостановления его действия; (ii) в случае сертификации продукции, если продукция больше не соответствует требованиям стандартов и нормативных актов, либо снимается с производства; или (iii) если Орган по сертификации расторгает контракт с Клиентом. В любом из этих случаев Орган по сертификации имеет право отозвать Сертификат, известив об этом Клиента в письменном виде.
Клиент может заявить апелляцию (см. Пункт 19).
В случае отзыва платеж за оценку не компенсируется, и факт отзыва Сертификата публикуется Органом по сертификации и доводится до сведения соответствующего аккредитационного органа, если подобный существует.
17. АННУЛИРОВАНИЕ СЕРТИФИКАТА
Сертификат аннулируется, если (i) Клиент извещает Орган по сертификации в письменной форме о своем нежелании возобновлять Сертификат или о ликвидации предприятия, (ii) Клиент больше не предлагает данную продукцию, либо (iii) Клиент своевременно не начинает процедуру возобновления.
В случае аннулирования платеж за оценку не компенсируется, и факт аннулирования Сертификата доводится до сведения соответствующего аккредитационного органа, если подобный существует.
18. ПРИЗНАНИЕ АККРЕДИТОВАННЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ
Орган по сертификации, по своему усмотрению, обычно признает сертификаты, выданные другими аккредитованными организациями, если это не нарушает целостность схемы сертификации системы или продукции.
19. АПЕЛЛЯЦИИ
Клиент имеет право заявлять апелляцию на решения, принятые Органом по сертификации.
Уведомление о намерении апеллировать должно быть выполнено в письменном виде и получено Органом по сертификации в течение семи дней после получения уведомления о невыдаче, приостановлении действия или отзыве Сертификата.
Клиенту направляется для заполнения Форма апелляции, которая должна быть возвращена в Орган по сертификации в течение 14 дней после получения с приложением соответствующих фактов и данных для рассмотрения в ходе Процедуры апелляции.
Все апелляции направляются в Орган по сертификации и выносятся на рассмотрение апелляционного комитета. Орган по сертификации должен представить доказательства для обоснования своего решения. Любое решение Органа по сертификации остается в силе до тех пор, пока не будут оглашены результаты апелляции.
Решение апелляционного комитета является окончательным и обязательным как для Клиента, так и для Органа по сертификации. После принятия решения по апелляции ни одна из сторон в споре не может подавать контр-иски с целью изменения или пересмотра этого решения
В случае если апелляция была успешной, Органу по сертификации не может быть предъявлено никакого иска с целью компенсации расходов или иных понесенных убытков.
20. ЖАЛОБЫ
Если у кого-либо есть основания подать жалобу на Орган по сертификации, такая жалоба подается в письменном виде, незамедлительно и адресуется Руководителю отдела сертификации Органа по сертификации. Если жалоба подается на Руководителя отдела сертификации, письмо с жалобой адресуется Управляющему Органа по сертификации.
Получение жалобы подтверждается в письменном виде. После этого жалоба будет независимым образом рассмотрена Органом по сертификации, и по результатам рассмотрения будет вынесено приемлемое заключение. После окончания рассмотрения подающая жалобу сторона будет уведомлена о выдаче заключения.
ОРГАН СЕРТИФИКАЦИИ ОСТАВЛЯЕТ ЗА СОБОЙ ПРАВО ДОПОЛНЯТЬ, СОКРАЩАТЬ ИЛИ ИЗМЕНЯТЬ НАСТОЯЩИЙ СВОД ПРОЦЕДУР БЕЗ ПРЕДВАРИТЕЛЬНОГО УВЕДОМЛЕНИЯ.
ЕСЛИ ИНОЕ ЧЕТКО НЕ СОГЛАСОВАНО В ПИСЬМЕННОМ ВИДЕ, ВСЕ УСЛУГИ ПРЕДОСТАВЛЯЮТСЯ В СООТВЕТСТВИИ С ОБЩИМИ УСЛОВИЯМИ ОКАЗАНИЯ УСЛУГ ПО СЕРТИФИКАЦИИ. В СЛУЧАЕ КОНФЛИКТА С ЛЮБЫМ ДРУГИМ ПОЛОЖЕНИЕМ, ПОСЛЕДНИЕ ИМЕЮТ ПРЕИМУЩЕСТВЕННУЮ СИЛУ.